Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: ai phải dùng và triển khai thế nào

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn được tạo ra ngay tại quầy khi bán hàng, qua phần mềm bán hàng có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Nghị định 70/2025/NĐ-CP, ban hành ngày 20/3/2025 và có hiệu lực từ ngày 1/6/2025, sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Theo Báo Chính phủ, nghị định yêu cầu hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên trong một số lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn sử dụng loại hóa đơn này; khoảng 270.000 hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng.

Bài viết giải thích cho chủ cửa hàng, chủ hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán lẻ những việc cần làm. Nội dung mang tính hướng dẫn chung; chi tiết thủ tục nên đối chiếu với hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Ai phải dùng

Theo Nghị định 70/2025:

• Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh trong các lĩnh vực bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vui chơi giải trí và một số lĩnh vực khác theo quy định (danh mục đầy đủ cần đối chiếu văn bản gốc), được sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên trong các lĩnh vực nêu trên thuộc diện bắt buộc.

Từ ngày 1/1/2026, thuế khoán được bãi bỏ theo Nghị quyết 198/2025/QH15, hộ kinh doanh chuyển sang tự kê khai; xem tin bỏ thuế khoán. Kể cả hộ chưa thuộc diện bắt buộc, việc có hóa đơn điện tử và sổ sách rõ ràng giúp kê khai chính xác hơn.

Khác gì hóa đơn điện tử thông thường

Doanh nghiệp vừa bán buôn vừa bán lẻ có thể dùng cả hai loại cho từng hoạt động.

Các bước triển khai

1. Chọn giải pháp

Chọn nhà cung cấp phần mềm bán hàng có tích hợp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, kết nối được với cơ quan thuế. Tiêu chí:

• Đáp ứng chuẩn dữ liệu theo quy định; nhà cung cấp có kinh nghiệm triển khai cho ngành của bạn.
• Chạy được trên thiết bị đang có (máy tính, máy bán hàng, máy tính bảng, điện thoại) và máy in hóa đơn.
• Quản lý hàng hóa, tồn kho, báo cáo doanh thu.
• Kết nối phần mềm kế toán.
• Hoạt động ra sao khi mất mạng.
• Chi phí: phí khởi tạo, phí hằng tháng, phí theo số hóa đơn.
• Hỗ trợ kỹ thuật vào giờ cao điểm và cuối tuần.

2. Đăng ký với cơ quan thuế

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo mẫu, thường thực hiện trực tuyến qua hệ thống của cơ quan thuế hoặc qua nhà cung cấp. Cần chữ ký số hoặc phương thức xác thực theo hướng dẫn. Nhà cung cấp phần mềm thường hỗ trợ thủ tục này.

3. Chuẩn hóa danh mục hàng hóa

Trước khi chạy, nhập danh mục hàng hóa, dịch vụ với tên rõ ràng, đơn vị tính, giá bán, thuế suất. Tên hàng trên hóa đơn nên dễ hiểu với khách, nhất quán với bộ nhận diện thương hiệu và với tên trên bảng giá, thực đơn.

4. Đào tạo nhân viên thu ngân

• Lập hóa đơn khi khách thanh toán.
• Xử lý khi khách yêu cầu ghi thông tin doanh nghiệp để lấy hóa đơn.
• Xử lý trả hàng, đổi hàng, hủy giao dịch đúng quy trình.
• Làm gì khi mất mạng, máy in hỏng.

5. Chạy thử và đối chiếu

Chạy song song vài ngày, đối chiếu tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ với tổng doanh thu trên hệ thống. Sau đó đối chiếu định kỳ cuối ngày.

Lợi ích ngoài tuân thủ

• Biết chính xác doanh thu từng ngày, từng mặt hàng, từng ca. Đây là dữ liệu nền cho quản lý dòng tiền.
• Giảm thất thoát do ghi chép thủ công.
• Hồ sơ rõ ràng khi vay vốn: ngân hàng tin vào doanh thu có hóa đơn hơn sổ tay.
• Bước chuẩn bị để lên doanh nghiệp, đúng định hướng của Nghị quyết 68 về kinh tế tư nhân.
• Dữ liệu khách hàng: phần mềm bán hàng có thể ghi nhận khách thân thiết để giữ chân khách hàng, với điều kiện tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Lỗi thường gặp

1. Không lập hóa đơn cho giao dịch chuyển khoản vì nghĩ chỉ tiền mặt mới cần.
2. Bán hàng qua nhiều kênh nhưng chỉ lập hóa đơn tại quầy, bỏ sót đơn từ mạng xã hội, ứng dụng giao đồ ăn.
3. Danh mục hàng hóa lộn xộn, cùng một món có nhiều tên, khiến báo cáo sai.
4. Hủy hóa đơn tùy tiện thay vì theo quy trình điều chỉnh.
5. Không đối chiếu cuối ngày, phát hiện chênh lệch quá muộn.
6. Dùng chung một tài khoản thu ngân cho nhiều người, không truy được trách nhiệm.

Bán hàng trực tuyến cùng lúc

Cửa hàng bán cả trực tiếp và trực tuyến cần thống nhất cách lập hóa đơn cho đơn trực tuyến, và nắm các nghĩa vụ của người bán theo Luật Thương mại điện tử.

Hóa đơn điện tử là một mảnh của bức tranh lớn hơn; xem lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ. Các hướng dẫn khác có tại chuyên mục Cẩm nang doanh nghiệp.

Nguồn

• Báo Chính phủ: Thực hiện Nghị định 70/2025/NĐ-CP: hướng tới minh bạch hóa, số hóa quản lý hộ kinh doanh
• Cổng thông tin xây dựng chính sách, pháp luật: Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung quy định về hóa đơn, chứng từ