Quản lý dòng tiền cho doanh nghiệp nhỏ: có lãi vẫn có thể thiếu tiền

Quản lý dòng tiền là việc theo dõi, dự báo và điều tiết tiền thực tế đi vào và đi ra khỏi doanh nghiệp, để luôn đủ tiền chi trả đúng hạn. Đây là kỹ năng tài chính quan trọng nhất với chủ doanh nghiệp nhỏ, nhưng thường bị nhầm với việc xem báo cáo lãi lỗ. Một doanh nghiệp có thể ghi nhận lợi nhuận trên sổ sách mà vẫn không có tiền trả lương, vì khách hàng chưa thanh toán, tiền nằm trong hàng tồn kho, hoặc vừa trả trước một khoản lớn cho nhà cung cấp.

Bài viết hướng dẫn những công cụ đơn giản, làm được bằng bảng tính, không cần phần mềm đắt tiền. Nội dung mang tính quản trị chung, không phải tư vấn tài chính hay thuế cho trường hợp cụ thể.

Lợi nhuận khác tiền mặt thế nào

Chính những khoảng chênh này khiến doanh nghiệp tăng trưởng nhanh dễ thiếu tiền: bán càng nhiều cho khách trả chậm, càng phải ứng trước nhiều tiền mua nguyên liệu, trả lương.

Dự báo dòng tiền 13 tuần

Dự báo 13 tuần (khoảng một quý) là công cụ phổ biến vì đủ ngắn để chính xác, đủ dài để kịp xoay xở. Cách làm bằng bảng tính:

Cấu trúc bảng

• Cột: 13 tuần tới.
• Dòng tiền vào: thu từ khách hàng (theo lịch thanh toán thực tế, không phải theo ngày xuất hóa đơn), thu khác, giải ngân khoản vay.
• Dòng tiền ra: trả nhà cung cấp, lương và bảo hiểm, thuê mặt bằng, thuế, trả nợ vay, chi marketing, chi đầu tư, chi khác.
• Số dư đầu tuần, chênh lệch thu chi, số dư cuối tuần.
• Ngưỡng tối thiểu: số dư không được thấp hơn, ví dụ bằng một tháng lương và tiền thuê.

Nguyên tắc

• Ghi khoản thu theo ngày khách thực sự trả dựa trên lịch sử, không theo hạn trên hợp đồng.
• Ghi khoản chi theo ngày phải trả.
• Cập nhật mỗi tuần: thay số dự báo bằng số thực tế, thêm một tuần mới ở cuối.
• So sánh dự báo với thực tế để cải thiện độ chính xác.

Khi bảng cho thấy số dư sẽ xuống dưới ngưỡng ở tuần thứ 8, doanh nghiệp còn bảy tuần để hành động: đòi nợ, đàm phán giãn chi, hoãn đầu tư, chuẩn bị hạn mức vay. Biết sớm là lợi thế lớn nhất.

Quản lý công nợ phải thu

Công nợ phải thu thường là nơi giữ nhiều tiền nhất của doanh nghiệp B2B.

• Trước khi bán: thẩm định đối tác, đặt hạn mức công nợ theo từng khách hàng.
• Trong hợp đồng: điều khoản thanh toán rõ ràng, đặt cọc với đơn hàng lớn hoặc sản xuất riêng, lãi chậm trả.
• Khi xuất hóa đơn: gửi ngay, đúng thông tin, kèm hướng dẫn thanh toán.
• Theo dõi: bảng tuổi nợ (chưa đến hạn, quá hạn dưới 30 ngày, 30–60, 60–90, trên 90 ngày), xem mỗi tuần.
• Nhắc nợ: quy trình nhắc trước hạn, đúng hạn và quá hạn, tăng dần mức độ.

Nhân viên bán hàng nên được tính thưởng trên doanh thu đã thu tiền, không chỉ doanh thu ký hợp đồng; xem quy trình bán hàng B2B.

Quản lý công nợ phải trả

• Trả đúng hạn để giữ uy tín, nhưng không trả sớm khi không có lợi.
• Đàm phán thời hạn thanh toán dài hơn với nhà cung cấp lớn, đổi lại cam kết khối lượng.
• Tận dụng chiết khấu thanh toán sớm khi lợi ích lớn hơn chi phí vốn.
• Lập lịch trả tập trung vào một hoặc hai ngày trong tuần để dễ kiểm soát.

Quản lý tồn kho

Tồn kho là tiền nằm trên kệ. Theo dõi số ngày tồn kho, xác định hàng bán chậm, xả hàng tồn có kế hoạch (có thể bằng chương trình khuyến mại đúng luật), đặt hàng theo dữ liệu bán thực tế thay vì cảm tính.

Kiểm soát chi phí

• Phân biệt chi phí cố định và biến đổi.
• Rà soát định kỳ các khoản thuê bao phần mềm, dịch vụ không dùng.
• Chi marketing theo kế hoạch và đo hiệu quả; xem phân bổ ngân sách quảng cáo.
• Duyệt chi theo cấp, với ngưỡng rõ ràng.

Quỹ dự phòng và nguồn vốn dự phòng

Doanh nghiệp nhỏ nên hướng tới quỹ dự phòng bằng chi phí cố định của vài tháng. Đồng thời, thiết lập hạn mức tín dụng với ngân hàng khi doanh nghiệp đang khỏe, vì khi đã thiếu tiền thì vay khó hơn nhiều. Ngân hàng đánh giá cao doanh nghiệp có sổ sách rõ ràng, hóa đơn điện tử đầy đủ và dự báo dòng tiền.

Tách tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp

Lỗi phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh: dùng chung tài khoản cá nhân và doanh nghiệp. Hậu quả là không biết doanh nghiệp thực sự lãi hay lỗ, khó kê khai thuế, khó vay vốn. Từ khi thuế khoán được bãi bỏ và hộ kinh doanh chuyển sang tự kê khai, việc tách bạch càng cần thiết; xem tin bỏ thuế khoán. Chủ doanh nghiệp nên trả lương cho chính mình thay vì rút tiền tùy ý.

Các chỉ số nên xem mỗi tuần

1. Số dư tiền mặt và dự báo 13 tuần.
2. Tổng công nợ phải thu và phần quá hạn.
3. Tổng công nợ phải trả đến hạn trong bốn tuần.
4. Giá trị tồn kho.
5. Doanh thu và tiền thu được trong tuần.

Năm con số này, xem đều đặn mỗi tuần trong mười lăm phút, giúp chủ doanh nghiệp tránh phần lớn bất ngờ về tiền. Khi doanh nghiệp đã dùng phần mềm kế toán kết nối ngân hàng, các con số này có thể lấy tự động; xem lộ trình chuyển đổi số.

Khi đã thiếu tiền

• Liên hệ sớm với nhà cung cấp, ngân hàng để đàm phán, đừng im lặng.
• Ưu tiên chi lương, thuế, các khoản có chế tài nặng.
• Tập trung thu nợ quá hạn.
• Tạm dừng chi đầu tư và chi không thiết yếu.
• Cân nhắc bán bớt tài sản không dùng, xả hàng tồn.

Các hướng dẫn khác có tại chuyên mục Cẩm nang doanh nghiệp.